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中农大基秘字〔2024〕4号
第一条 为了规范中国农业大学教育基金会（以下简称“基金会”）会议费管理，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）《财政部、国管局、中直管理局关于<中央和国家机关会议费管理办法>的补充通知》（财行〔2023〕86号）《中国农业大学会会议费管理办法》（中农大财字〔2024〕3 号），结合基金会实际，制定本办法。
第二条 本办法中的会议是指由各单位举办或承办的与管理、教学、科研、交流等项目活动紧密相关的会议。具体包括国内学术会议、国内管理会议和在华举办国际会议。
国内学术会议是指因项目教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术论坛、研讨会、评审会、各类学会举办的会议等。
国内管理会议是指国内学术会议之外的其他会议。
在华举办国际会议是指教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。
会议形式包括线下会议和线上会议。线上会议是指采取电视电话、网络视频等方式召开的会议，含线上与线下相结合的会议。
第三条 会议费使用和管理职责如下：
会议举办者是会议费使用的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费。
项目负责人、项目执行单位对使用的会议费承担审批和监管责任。各单位应加强政策宣传，督促办会人员合理、合规办会及报销会议费。
第四条 会议实行分类管理和审批。举办国内会议，需由项目负责人、项目执行单位审批；在华举办的国际会议需报中国农业大学国际合作与交流处履行相关审批程序；庆典、研讨会、论坛等活动按照《中国农业大学庆典、研讨会、论坛等活动管理办法》要求执行。
第五条 一般性会议不得列支相关会议费用；确需列支费用的会议必须有经费预算，预算要从严从紧，节约会议经费开支。会议费预算要细化到具体会议项目，支出严格按预算执行，不得无预算或超预算支出。
第六条 各类会议应坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量、规模、会期，简化办会形式，加强对会议内容相近、参会人员范围相同会议的统筹，合理确定参会人员范围，减少参会人员数量，减少陪会。
第七条 国内学术会议的次数、人数和天数根据学术活动实际情况确定；国内管理会议会期原则上不得超过 1 天半，会议报到和离开时间合计不得超过 1 天，参会人数（包含线上会议的主会场和分会场参会人数合计）原则上控制在 150 人以内，工作人员控制在会议代表人数的 10%以内；线上会议不请外地同志到主会场参会；在华举办国际会议按照会议批复执行。
第八条 在符合保密和网络信息安全要求的前提下，提倡优先采用线上会议形式，节约时间和成本，提高效率。线上会议优先选择单位内部电视电话、电子政务内网视频会商等现有应用系统。单位现有应用系统无法保障的，应当结合工作性质、保密要求等，选择专用系统、运营商服务系统、第三方软件服务系统等。线下会议应当优先在校内安排，如果校内无法安排需要到校外召开的，可以到校外四星级以下（含四星）饭店召开。
第九条 参会人员无京外代表的会议，原则不安排住宿，确因会议需要需住宿的人员可以安排住宿。
参会人员以在京单位为主（即超过50%为在京单位人员）的会议不得到京外召开。但确因观摩现场等实际情况需要在京外召开的会议，经项目负责人及项目执行单位批准后可以在京外召开。
各单位不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第十条 确因工作需要委托其他单位代办会议的，须经项目负责人及项目执行单位批准，双方应签订委托协议，发生的会议费在规定的标准内报销。
第十一条 线下费用开支范围包括会议住宿费、伙食费、其他费用（会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等）。前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
线上费用开支范围包括能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。
第十二条 会议费开支标准
（一）线下费用开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。
会议费综合定额控制标准
（单位:元/人/天）
| 会议类别 | 住宿费 | 伙食费 | 其他费用 | 合计 |
| 国外学术会议 | 400 | 150 | 100 | 650 |
| 国内管理会议 | 340 | 130 | 80 | 550 |
综合定额标准是线下费用开支的上限，各单位应本着厉行节约的原则，在综合定额标准以内结算报销，超支部分不予报销。举办国内学术会议，确因会议实际需要，经项目负责人及项目执行单位审批，综合定额标准可调至每人每天 750 元（明细项中其他费用调至每人每天 200 元）。
不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，所扣除的住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，所扣除的伙食费不能调剂使用。
（二）线上费用凭合法票据据实列支。会议举办者应当按照厉行节约、提高效率的原则，通过市场调研、充分议价，合理选择线上会议应用系统。
（三）线下在华举办国际会议，参照《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371 号）执行。线上会议参照国内线上费用支出规定执行。
（四）承办上级单位举办的会议，按照委托单位规定的标准及要求执行。
（五）使用国际机构或组织（含港澳台地区）经费举办的会议，按照相关合同（协议）执行。
（六）在国外举办的国际会议按照相关批复或合同（协议）执行。
第十三条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合定额标准，从相应的支出科目中据实列支：
（一）确因工作需要，邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费。
（二）会议举办者根据需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费。
（三）线上费用。
第十四条 会议费在开支范围内凭发票报销，对超范围、超标准的开支一律不予报销。
会议费报销的附件应包括：
（一）正规发票；
（二）会议费审批表，国际会议需另附会议批复函；
（三）加盖公章的会议通知（包含会议议程）；
（四）实际参会人员签到表；
（五）线下会议还需附会议服务单位提供的费用原始明细单据、委托协议等凭据；
（六）线上费用还需提供费用清单。签署服务合同的，需一并提供相关合同。
第十五条 会议费应当以银行转账结算，禁止以现金方式结算。
第十六条 项目负责人及项目执行单位对其组织召开的会议负有管理责任，应当加强对会议举办活动和经费报销的管理，如出现经费使用问题，会议举办者、项目负责人及项目执行单位要承担相应责任。
第十七条 项目负责人及项目执行单位应当加强涉密会议安全和保密管理，落实网络安全工作责任制，强化网络安全技术防护措施，选择安全可靠的应用系统，督促系统服务供应商严格落实安全保密责任，加强对运维人员、技术服务人员日常保密教育和监督，定期开展终端设备和涉密场所保密检查，妥善保管会议音视频等材料，切实做好安全保障工作。
第十八条 项目负责人及项目执行单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。
第十九条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。各类会议应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
第二十条 对以虚报冒领手段骗取会议费、虚报会议人数和天数、违反规定扩大会议开支范围、擅自提高会议费开支标准等行为，基金会将追究会议举办单位和相关人员的责任。
第二十一条 本办法未尽事宜，按国家有关法律、法规和基金会章程的规定执行。
第二十二条 本办法自发布之日起执行，由基金会秘书处负责解释。